Organización y Gestión de Congresos

Confiar en un equipo de profesionales para la organización de su congreso o reunión, supone un ahorro considerable de tiempo y preocupaciones para el comité organizador de mismo pudiendo este dedicar así todos sus esfuerzos al contenido del propio evento.

Con esta finalidad, el personal de Congresu@l ha desarrollado durante estos años un sistema profesional de organización y gestión de congresos, con métodos y sistemas de trabajo que nos han permitido adquirir una elevada formación en el sector y por tanto, poder ofrecer una garantía de éxito total a nuestros clientes.

Si quiere que su congreso esté planificado y organizado hasta el último detalle, debe confiar en Congresu@l.

Nos ponemos a su disposición para organizar su congreso de forma integral o en cualquiera de sus apartados:

Nos encargamos de gestionar todos los servicios de una Secretaría Técnica:

PRESUPUESTO Y ADMINISTRACIÓN:

  • Elaboración de un presupuesto detallado de ingresos y gastos (proyecto de viabilidad).
  • Asesoramiento sobre la cuantía de las cuotas de inscripción.
  • Seguimiento de ingresos y gastos.
  • Recaudación de cuotas de inscripción.
  • Tramitación de pagos.
  • Apertura de cuenta bancaria.
  • Información puntual y detallada del estado de cuentas.
  • Emisión de facturas.
  • Liquidación de impuestos.
  • Secretaria en sede.
  • Balance final del congreso.

SEDE, ACONDICIONAMIENTO, MEDIOS TÉCNICOS Y AUDIOVISUALES:

  • Asesoramiento y contratación de la sede.
  • Distribución de espacios.
  • Señalización.
  • Decoración.
  • Asesoramiento e instalación de medios técnicos y audiovisuales:
    • Equipos Informáticos.
    • Video proyectores.
    • Equipos de vídeo conferencia.
    • Equipos de sonido.
    • Sistemas interactivos de consultas.
    • Equipos de traducción simultánea.
    • Equipos de traducción simultánea.
    • Personal técnico.

DISEÑO Y DIVULGACIÓN:

  • Creación del logotipo y diseño del material gráfico.
  • Diseño y creación de la imprenta (programas, carpetas, acreditaciones, invitaciones, etc.).
  • Corrección de pruebas de imprenta.
  • Diseño y programación de la web del congreso y sus actualizaciones.
  • Envíos del material promocional del congreso.
  • Difusión del congreso a través de la página web, correo electrónico y redes sociales.

CONTROL INFORMATIZADO DE INSCRIPCIONES Y RESERVAS DE ALOJAMIENTO:

  • Elaboración de los formularios de inscripción y alojamiento para envío on-line.
  • Recepción y procesamiento de inscripciones y reservas de alojamiento.
  • Ingreso de los pagos recibidos y reclamación de impagados.
  • Confirmación de las inscripciones y reservas de alojamiento.

SECRETARÍA CIENTÍFICA:

  • Elaboración del formulario de presentación de resúmenes para envío on-line.
  • Recepción de resúmenes.
  • Corrección online de todos los resúmenes recibidos en secretaría.
  • Tratamiento informatizado de los resúmenes, con el título, nombre del autor, autores, etc.
  • Comunicación de aceptación/no aceptación de los resúmenes.
  • Confirmación a los ponentes de la fecha y hora de su presentación, y requerimiento de los medios técnicos que necesita para su intervención.
  • Creación del "libro resumen" en formato electrónico (CD, DVD, pendrive...).
  • Elaboración, impresión y entrega de certificados y diplomas.

ACTOS SOCIALES:

  • Sugerencias para la elaboración del programa social.
  • Contratación de los servicios de catering y restauración.
  • Programación y contratación de actos culturales y/o espectáculos.
  • Contratación de autobuses.

EXPOSICIÓN COMERCIAL:

  • Distribución de espacios en sede.
  • Confección del Dossier de Exposición Comercial y Planos.
  • Comercialización y facturación de espacios.
  • Coordinación del montaje técnico de los stands y mobiliario.
  • Almacenamiento y distribución del material de los expositores.
  • Contratación de personal de apoyo.

PERSONAL AUXILIAR:

  • Intérpretes y traductores.
  • Azafatas/os con o sin idiomas.
  • Mensajeros.
  • Personal de seguridad, limpieza y sanitario.
  • Fotógrafos.
  • Guías turísticos.

OTROS:

  • Contratación de autobuses.
  • Correspondencia y tramitación de los desplazamientos de los ponentes e invitados.
  • Seguros.
  • Protocolo, Gabinete de Prensa y Relaciones Públicas.
  • Tramitación de permisos administrativos.
  • Tramitación de cartas oficiales.